Área de trabajo de auditoría

En el mundo empresarial, la gestión es clave para el éxito a largo plazo. Para asegurarte de que tus informes de gastos, pedidos de compras y facturas de proveedores cumplen con las reglas comerciales establecidas, necesitas una herramienta que te brinde un control preciso. En este artículo, vamos a sumergirnos en un aspecto esencial a menudo pasado por alto en D365: el área de trabajo de auditoría. Descubre cómo esta función puede proporcionarte un nivel crucial de control sobre varios tipos de documentos financieros.

¿Qué es el Área de Trabajo de Auditoría?

Imagina tener la capacidad de evaluar aleatoriamente las líneas de tus órdenes de compra o asegurarte de que no hay duplicados en los diarios de gastos imputados por los empleados. Eso es precisamente lo que te ofrece el área de trabajo de auditoría en D365. Esta área se compone de varios elementos de menú que te permiten establecer reglas y criterios para auditar diferentes tipos de documentos financieros.

El área de trabajo de auditoria se compone de los siguientes elementos de menú:

A modo de ejemplo, para mostrar el potencial de dicha característica, vamos a mostrar como configurar y poder controlar los siguientes escenarios:

Escenario 1: En este escenario, queremos auditar aleatoriamente las líneas de órdenes de compra para asegurarnos de que cumplen con ciertos criterios

Escenario 2: Controlar que dentro de los diarios de gastos no existan duplicados para un mismo día y categoría de gasto.

Configuración

Lo primero que debemos configurar son los Tipos de regla de directivas.

Tipos de regla de directivas

El tipo de regla de directivas determina la consulta del árbol de objetos de aplicación (AOT) que se usa como punto de partida para crear la regla de directivas, esta consulta se podría definir sobre pedidos de compra, informes de gastos o facturas de proveedor. Cada regla de política se centra en un conjunto de documentos, seleccionando aquellos que se encuentran dentro de un rango de fechas establecido y cumple con unos criterios especificados.

* Ejemplo de configuración de tipos de regla de directivas para un control de duplicados en los diarios de gastos y un control de pedidos de compra.

Directivas de auditoría

Es posible usar directivas de auditoría para evaluar si ciertos informes de gastos, facturas de proveedor y pedidos de compra cumplen las reglas de directivas generadas. Todas las reglas asociadas a una directiva de auditoría se ejecutan en el modo por lotes, de acuerdo con la programación que haya especificado

Lo primero será crear una nueva directiva de auditoría y vincular dicha directiva a las entidades jurídicas a las cuales se desea llevar ese control.

A partir de aquí dividiremos las directivas para cada escenario propuesto al tener distinta tipología de consulta:

Escenario 1: Auditar de forma aleatoria líneas de órdenes de compra.

Seleccionaremos nuestra regla de auditoria anteriormente creada y pulsaremos sobre crear una nueva regla de directivas.

En la nueva ventana emergente debemos configurar el rango de fecha para el cual queremos llevar el control y el porcentaje puntual de la muestra. En nuestro caso, hemos seleccionado el 50%, es decir, si tenemos 100 pedidos que cumplen nuestra regla, el sistema nos informara aleatoriamente de 50 de ellos.

Además, sobre la regla se deberá informar los campos sobre los cuales se desea llevar un control. En nuestro ejemplo, hemos seleccionado líneas de pedidos de compra que superen 10€ como importe neto.

Una vez creada la directiva de auditoría, se necesita ejecutar dicha directiva. La ejecución se realiza desde el botón de Opciones adicionales.

Al pulsar sobre el mismo el sistema nos obliga a informar el rango de fecha para analizar la muestra. Este proceso se podría configurar por lotes.

Una vez ejecutado el proceso, los resultados se recogerán en el sistema como casos de auditoría.

Si accedemos a dicho casos, el sistema nos asocia el caso con el proveedor y las líneas de pedido de compra que incumplen nuestra directiva en el rango de fechas.

Si seleccionamos cualquier pedido de compra, vemos que la 2 línea de compra supera el importe neto de 10€.

Escenario 2: Controlar que dentro de los diarios de gastos no existan duplicados para un mismo día y categoría de gasto.

A diferencia del escenario 1, se desea comprobar que dentro de un informe de gastos no existan duplicidad por fecha y categoría de compra, es por ello, que se hace obligatorio configurar los criterios de agrupación de los casos para que el sistema los agrupe según los campos seleccionados:

Una vez configurados los criterios de agrupación de los casos, al igual que en el Escenario 1, seleccionaremos la regla de directiva previamente configurada para el ejemplo y crearemos una nueva directiva:

Una vez configurados, se deberá informar la fecha de vigencia y establecer los diferentes filtros deseados para la consulta:

En este escenario, como se desea comprobar los duplicados en las líneas de los diarios se hace necesario agrupar por los distintos criterios que se desean controlar. Para nuestro ejemplo, vamos a agrupar por los campos: Empleado, número de informe de gastos, fecha de la transacción y categoría del gasto.

Una vez realizada la configuración, ejecutaremos la consulta:

El sistema nos crea nuevos casos a revisar donde existe informes de gastos con duplicidades:

Si accedemos a uno de los casos, comprobaremos las asociaciones creadas dentro del caso en función de los criterios establecidos:

Si accedemos al caso, comprobamos que existen dos líneas con duplicado por fecha y misma categoría:

Conclusión

En este artículo, hemos explorado la funcionalidad del módulo de auditoría en DYN365 y hemos presentado dos escenarios prácticos para ilustrar cómo estas herramientas pueden transformar tu gestión de pagos.

Como hemos demostrado en los diferentes escenarios, estas políticas se ejecutan en modo por lotes, lo que significa que puedes revisar grandes volúmenes de documentos de manera eficiente. Si un documento dentro del conjunto seleccionado no cumple con los criterios de la regla de política correspondiente, se genera una infracción. Estas infracciones actúan como registros que indican que un documento específico no cumple con la regla de política configurada y necesita ser revisado.

Las políticas se pueden crear para la gestión de tantos escenarios como se desee, por ejemplo, una regla de política podría focalizarse en los informes de gastos que superen los 200,00€ en gastos de dietas, mientras que otra podría concentrarse en las facturas de proveedores pagaderas a un proveedor específico.

Espero que os resulte de utilidad. Nos leemos pronto.