Arrendamiento de Activos, novedades del Wave 2

Comenzamos el repaso de las novedades del Wave 2 para D365 Finance, con un módulo muy esperado, Asset Leasing o Arrendamiento de Activos.

Este módulo nos va a servir para gestionar y automatizar toda la gestión de los arrendamientos de la compañía, y está integrado con los módulos de Contabilidad General, Proveedores y Activos Fijos.

Este es el esquema que nos muestra Microsoft:

De primera impresión, este módulo me recuerda al módulo de Activos Fijos: se configuran grupos, libros y las cuentas contables para cada uno de los movimientos que se pueden realizar, con toda la flexibilidad que eso significa, pinta muy bien!!

Empecemos revisando la configuración básica necesaria para el módulo, está toda en el apartado de Configurar:

Libros de arrendamiento: determina la normativa o marco contable para la gestión de alquileres y el tipo de arrendamiento. D365F gestiona cinco tipos de normativas o Marcos de contabilidad. Para España usaremos IFRS16.

+ US GAAP (Base en efectivo)
+ IFRS 16
+ ASC 842
+ ASC 840
+ IAS 17

Respecto a los Tipos de arrendamiento, se puede seleccionar entre:

+ Financiero

+ En proceso de desarrollo (la traducción de Operating)

+ Automático: en este caso el sistema clasifica los arrendamientos entre Financiero u Operaciones en función de los porcentajes que se determinan en los campos «Configuración del plazo de arrendamiento/vida útil» y «Configuración del valor actual/valor razonable del activo».

Para cada libro se configura además cuál es el «Umbral a corto plazo» que determina el número de meses que clasificará un activo como a corto plazo de manera automática y el importe de «Umbral de valor bajo».

Punto importante: tenemos la opción de predefinir si los pagos de los arrendamientos deben generar una factura en la cuenta del proveedor o no. Esta es la manera de vincular este nuevo módulo con Proveedores.

Una vez tenemos los libros creados, definimos los Grupos de Arrendamiento, y le asignamos el libro por defecto (podemos tener uno o varios).

En el caso que los pagos dependan de un índice (pagos variables), estos tipos se pueden configurar y mantener en D365F para su uso en el cálculo de las cuotas en el formulario de Clases de tipo indexado. Se pueden crear dos métodos de tipos indexados: «Valor de tipo indexado» o «Diferencia de valor de tipo indexado».

Otra configuración obligatoria son los Parámetros de arrendamiento de activos, en los que se seleccionan:

+ Los nombres de diario para el registro de los movimientos (se ha creado un nuevo tipo de diario «Arrendamiento de activos»).

+ Las secuencias numéricas necesarias.

+ Las Cuentas de arrendamiento (cuentas contables de registro) para cada tipo de registro (o movimiento) que se realice. En este caso no existe un perfil de contabilización como tal, pero en este formulario se define la configuración por tipo de movimiento, libro y por tipo de arrendamiento: financiero u operativo.

Destaco aquí algunos de los movimientos necesarios para una configuración básica del módulo en función del tipo de movimiento:

+ Formalización del préstamo: se deben informar las cuentas contables de los tipos «Activo de arrendamiento» y «Pasivo de arrendamiento». Cuando vinculamos el arrendamiento a un Activo Fijo, la cuenta de activo se recupera desde el perfil de contabilización del activo fijo, la configurada para el tipo de transacción Adquisición. Otra cuenta importante a informar es «Pasivo por arrendamiento a corto plazo», para reclasificar el largo a corto.

+ Pago de las cuotas: se debe informar la cuenta del tipo «Pago por arrendamiento».

+ Registro del pago de intereses: se debe informar la cuenta del tipo «Gastos de intereses».

Con esta configuración ya nos podemos lanzar a crear nuestros arrendamientos, activarlos y lanzar los procesos mensuales de pago y depreciación.

Una vez que tenemos el módulo configurado empezamos con el proceso de creación y activación del arrendamiento.

«Agregar arrendamiento: damos de alta en el maestro de arrendamientos nuestro nuevo registro seleccionando los valores obligatorios de la ficha:

+ Valor razonable del activo

+ Tipo de interés incremental del endeudamiento

+ Vida útil del activo

+ Grupo de arrendamiento

+ Fecha de inicio

+ Así como cualquier otra información relevante para nuestro registro (como por ejemplo los datos sobre el tipo indexado, del contrato…).

Esto lo hacemos desde Arrendamiento de activos > Arrendamientos > Resumen de arrendamiento.

En la pestaña Líneas de multivencimiento, damos de alta los pagos relacionados: aquí debemos informar el número de cuotas, la frecuencia de pago y el importe de las mismas. Esta información también es obligatoria para la creación del arrendamiento.

Tip: existe la opción de crear un arrendamiento copiando de uno anterior lo que agiliza la creación.

Una vez informados los valores del maestro y de pagos, pulsamos Crear Programaciones.

Este proceso da de alta el Libro vinculado al arrendamiento con sus programaciones de pago asociadas, que se pueden consultar desde Función > Programaciones > Multivencimientos, según la información introducida.

Si los datos creados son correctos debemos Confirmar la programación, lo que bloquea el registro para evitar modificaciones (…aunque es posible realizar ajustes lo que borra el libro y vuelve a crear el libro vinculado. De esta parte me gusta mucho que todos los cambios se conservan en el historial de versiones).

Es posible consultar el cuadro de amortización y la depreciación en los botones de la sección Función: Programación de amortización de pasivos y Programación de depreciación de activos. El primer formulario es la joya de la corona del módulo, contiene toda la información necesaria y fundamental para la gestión del arrendamiento. Si mueves el cursor a la derecha verás que el sistema calcula los importes a corto y largo plazo.

En este momento el estado del arrendamiento es No adquirido todavía.

Con el arrendamiento listo realizamos el primer paso que es la formalización del préstamo que se realiza desde el libro, en Función > Función > Initial recognition. Esto genera un diario de arrendamiento de activos que se puede consultar desde Función > Diarios > Diarios de arrendamiento de activos, y que se debe Registrar para que quede contabilizado.

Una vez registrado el diario, el estado del arrendamiento pasa a estado Abrir. Se generan dos transacciones de tipo Reconocimiento inicial, una para el activo y otra para el pasivo del arrendamiento. Nuestro arrendamiento ya está en curso y listo para realizar los procesos de pago de cuotas, intereses y depreciación.

Tip: Los procesos de creación de diarios se pueden lanzar de manera masiva con el proceso periódico Creación de diario por lotes, seleccionando el tipo de programación Multivencimientos, creando un diario por cada arrendamiento y fecha seleccionada.

Al registrar el diario se genera, para cada cuota, una transacción de tipo Pago de arrendamiento, para el pasivo del arrendamiento. Y a la pregunta que te estás haciendo… es un pago pero… relacionado con un proveedor? Si recordamos en post anterior, en la configuración del Libro teníamos un check llamado Pago a proveedor, si lo marcamos seleccionar el proveedor en la creación del arrendamiento es obligatorio lo que generará una factura. (Nota: En próximos post entraré en detalle en este punto y los problemas que estoy encontrando al respecto)

Si te fijas en diario de pago creado, verás que el importe no incluye los intereses vinculados. Esto es porque, aunque el sistema los calcula, se deben procesar por separado y no van incluidos en el mismo diario, se crean en uno separado desde el formulario de Programación de amortización de pasivos de arrendamiento o desde el proceso periódico vinculado, lo que genera una transacción de tipo Gasto por intereses de arrendamiento:

El registro de la depreciación se puede lanzar desde el proceso periódico o desde el formulario de consulta (Programación de depreciación de activos), lo que genera un diario de arrendamiento que también debemos registrar. Esto genera una transacción de activo de tipo Depreciación de activos por derecho de uso:

Depreciación? pero…..relacionada con el módulo de activos fijos? Sí, también se puede vincular!! en este caso, si seleccionamos un activo fijo en el maestro de arrendamientos esta parte de la depreciación se desactiva y la depreciación se realizará desde el módulo como hasta ahora.

El último proceso periódico es la creación del diario de tipo Reclasificación de pasivo por arrendamiento a corto plazo, que genera otro diario separado y dos transacciones de pasivo:

Resumiendo, aunque parece muy complejo, la parte básica del proceso son cinco diarios y tipos de transacciones diferentes como nos muestra esquemáticamente Microsoft (aquí no aparece el proceso del paso del largo a corto):

Para facilitar el proceso completo en el próximo post realizaré un ejemplo concreto con un proveedor y activo fijo vinculado. Y en las siguientes entregas veremos más funcionalidad avanzada del módulo.