Business Process Modeler, añadir librerías desde Excel.

En este artículo me gustaría contaros mi experiencia creando la biblioteca de un proyecto en Business Process Modeler (BPM). Existen dos formas de añadir los procesos a la librería del proyecto, una de ellas es manualmente, creando las tareas una a una y escribiendo sobre ellas el nombre del proceso y la descripción de este. La otra manera trata de importar una plantilla Excel en la que previamente tenemos estos campos. Esta última es la que quise aprender y poner en marcha.
Lo primero que debemos hacer (una vez preparado el documento de Fit & Gaps) es descargar la plantilla de importación, para ello debemos dirigirnos al BPM y hacer click en Importar desde Excel:

A continuación se nos abrirá una ventana emergente, donde nos pedirá que le demos un nombre a la biblioteca y donde dispondremos de un explorador para cargar el archivo, pero eso lo dejaremos para más adelante. De esta ventana nos interesa el click que nos permite descargar la plantilla:

El encabezado de este documento Excel estará formado por las siguientes columnas: Id / Parent Id / Process Name / Process Description / Group / Usage Profile 7/ Industry / Region , pero de todas estas solo nos interesan las primeras cuatro.

La definición de estos campos es la siguiente:
• Id: Este campo debe comenzar por el número 100 y ser constante desde el primero hasta el último de los procesos. Este campo nos permitirá darle una identificación numérica a cada proceso y así definir qué procesos dependen de otros procesos (los llamados “hijos”).
• Parent Id: Este campo da sentido al anterior. Este nos define cual es el “padre” de un proceso, o proceso del que depende un la línea en la que estamos trabajando. Este campo es el más importante de nuestro documento, ya que definirá la jerarquía de nuestra biblioteca.
• Process Name: En este campo debemos mostrar el nombre del proceso y, si procede, el código del GAP.
• Process Description: Una breve descripción del proceso o, de nuevo, el nombre de este.

En este ejemplo los procesos a importar van a ser pocos y sencillos para que quede claro, por lo que nuestra biblioteca estará formada por el siguiente alcance:

Supongamos que este será el alcance de nuestro proyecto y así queremos que luzca en BPM. Para ello lo primero que debemos hacer es traspasarlo a nuestra plantilla descargada de la siguiente manera:

• La columna # junto a la Descripción pasarán a formar parte de Process Name y Process Descrption en la plantilla a través de la fórmula de concatenación de Excel.
• La columna Grupo pasará a formar parte de los subgrupos de los que colgarán los procesos, y a su vez, estos subgrupos colgarán de los grupos principales (Contabilidad General, Impuestos, Gestión de efectivo y bancos, Activos Fijos, Proveedores, Clientes, etc.).

La apariencia que tendrá nuestro documento (a falta de configurar los los Ids, Partent Ids y los grupos y subgrupos) es la siguiente:

A continuación, insertaremos, en su orden correspondiente los grupos y subgrupos:

Ahora, completamos la columna Id, comenzando por el número 100 y en orden ascendente:

Por último, es el momento de completar la columna Parent Id. Los grupos:

1. CONTABILIDAD GENERAL
2. IMPUESTOS
3. GESTIÓN DE EFECTIVO Y BANCOS
4. ACTIVOS FIJOS, 5. PROVEEDORES
6. CLIENTES

No deben tener ningún Parent Id., ya que en la jerarquía no hay ningún proceso del que cuelguen.
Por otro lado, los subgrupos como el 1.1. CUENTAS PRINCIPALES dependerán de los grupos mencionados anteriormente, y a su vez, los procesos como 1.1.1. Crear Cuenta Contable colgarán de los subgrupos.
El resultado final de la plantilla debe ser el siguiente:

Una vez tenemos la plantilla completa debemos volver a la ventana emergente que abrimos para descargarla. En esta ventana escogemos el archivo relleno y lo importamos.

El resultado de esto será el siguiente:

Y el siguiente, una vez desplegado:

Espero que os haya sido útil.  Os contaré más sobre Business Process Modeler más adelante.