Checklists en Dynamics 365 Human Resources

Uno de los features out-of-the-box de Dynamics 365 Human Resources es la posibilidad de crear listas de comprobación – también conocidos como checklists – que facilitan la gestión de las tareas cuando una nueva persona se incorpora o abandona la organización, o que modifica su posición a través de lo que comúnmente se conoce en Recursos Humanos como movilidad interna.

En el siguiente caso de uso crearemos una lista de comprobación y luego la asociaremos un colaborador recientemente contratado. Utilizaremos el módulo de Administración de tareas, de la siguiente forma:

Ingresar en Dynamics 365 Human Resources, seleccionar Administración de tareas:

Una vez dentro del módulo, seleccionar el sector Vínculos y luego bajo el título de Incorporación, seleccionar Listas de comprobación. En caso de que sea necesario configurar algún elemento, seleccionar Configuración de la incorporación y completar los campos en base a la necesidad de tu organización. Nosotros iremos directamente a las listas.

Se abrirá una nueva pantalla, que mostrará – si existieran – las listas de comprobación para incorporaciones. A continuación vemos una lista ya creada, aunque en caso de necesitar crear una nueva, es simplemente seleccionar +Nuevo en el sector superior y luego + Crear nueva.

Veamos los elementos existentes dentro de una lista de comprobación:

+ Tarea: nombre concreto de la tarea a ejecutarse.
+ Descripción: describe lo que se ejecutará en la tarea.
+ Tipo de asignación: a quien se asignará la tarea. Puede ser puesto, trabajador, grupo, director o autoservicio del empleado.
+ Asignado a: en base al tipo de asignación, este campo nos mostrará quien o quienes deberán ejecutar la tarea.
+ Fecha de vencimiento: días en los que debe ejecutarse la tarea. La referencia del día 0 es la contratación, tareas asignadas en negativo deberán ejecutarse previamente, tareas en positivo deberán ejecutarse posteriormente, así como las fechadas para el día 0 serán ejecutadas el mismo día de la contratación.
+ Persona de contacto: persona de referencia para la tarea en específico.
+ Opcional: si la tarea fuera opcional, puede indicarse al crearla y aparecerá en este sector.
+ Vínculo de la tarea: hipervínculo que facilita la ejecución de una tarea, ya que redirige a quien debe hacerla hacia el sitio correcto.

Para visualizar cómo una Lista de Comprobación funciona dentro de Dynamics 365 Human Resources, contrataremos un nuevo trabajador y le asociaremos la lista. Esto desencadenará en la asignación de las tareas y actividades a los respectivos responsables, que deberán ejecutarlas previo a su vencimiento. A continuación, explicaré el proceso de contratación de forma breve y sencilla.

Ingresar en Dynamics 365 Human Resources, seleccionar Administración de personal:

Una vez dentro del módulo, seleccionar +Contratar empleado.

Se abrirá una nueva pestaña, que requerirá los datos del nuevo colaborador. En este formulario se incluirá la Lista de comprobación de incorporación, como muestra la imagen a continuación:

Una vez estén todos los datos completos, seleccionar Contratación.

Leia Organa ha sido contratada con fecha 21 de marzo y se le asignó la Lista de Comprobación All Employees. Esta contratación desencadenará la asignación de tareas a los puestos, trabajadores o grupos para que puedan ser completadas.

En la siguiente pantalla podemos visualizar el aviso de las tareas pendientes de ejecutar dentro del panel principal de Dynamics 365 Human Resources.

Esta es una funcionalidad out-of-the-box es muy útil para ordenar las tareas que tienen que realizarse cuando una trabajador ingresa a la compañía, modifica su posición o se finaliza la relación laboral.