Todos los que nos dedicamos a trabajar con ERPs, ya seamos cliente final o partners, en mayor o menor medida hemos tenido que lidiar con la problemática de los ficheros ASCII cuando generamos los impuestos, a la hora de subirlos al portal de Hacienda. En la mayoría de casos se tiene que modificar dicho fichero porque, algunas filas o columnas no corresponden con el orden en el que deberían estar para subirlas al portal de Hacienda o algún carácter no corresponde, etc. Desde mi experiencia, a continuación, os dejo una guía con los pasos a seguir en la configuración del modelo 340, para que cuando se genere el fichero ASCII y se suba al portal de Hacienda todo funcione correctamente.

En España están obligados a presentar el modelo 340 los sujetos pasivos inscritos en el Registro de devolución mensual del IVA-IGIC, que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones correspondientes al Impuesto sobre Sociedades, al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) o al Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) por medios telemáticos, están obligados a presentar una “Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registros” (modelo 340), por lo que en este caso sin previo requerimiento de Hacienda se deben presentar las operaciones registradas en los libros del IVA.

La declaración 340 incluirá, además de los datos del obligado fiscal y datos generales (identificación, período, número total de registros, etc.), los Libros Registro que establece el Reglamento del IVA. Con carácter general los siguientes:

Libro registro de facturas expedidas.
Libro registro de facturas recibidas.
Libro registro de bienes de inversión.
Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

En relación a las operaciones intracomunitarias y aquellas en las que se realice la inversión del sujeto pasivo destacar que, en la parte de la compra se realiza el juego impositivo +/- tipo impositivo (por ejemplo +21% y -21% = 0% aplicado a la base imponible) y en la venta, no se realiza dicho juego impositivo, sino que directamente se aplica un 0% a la base imponible. De esta manera cuando se genere el archivo ASCII para hacienda, los caracteres se mostrarán en el fichero en su sitio correcto.

Por tanto, en relación con lo expuesto anteriormente para la configuración del modelo 340 en Microsoft Dynamics AX 2012 R3, es necesario tener en cuenta las siguientes peculiaridades:

Primero. Hay que configurar los códigos de impuesto, grupos de impuestos y grupo de impuestos de artículos (Contabilidad general – Configurar – Impuestos) referidos a IVA, bienes de inversión, bienes exentos y operaciones intracomunitarias, así como las distintas modalidades que pueda haber en cada uno de ellos, ya que, posteriormente dichos impuestos serán utilizados en las transacciones que, a su vez, serán incluidas en el modelo 340.

Segundo. Hay que situarse en el formulario Parámetros por país o región (Contabilidad general – Configurar – Impuestos – Externo) e incluir aquellos países con los que se va a tener una relación comercial, incluido España.

Tercero. En Administración de la organización – Configurar – Comercio Exterior – Parámetros de comercio exterior – Propiedades de país/ región, hay que especificar aquellos países con los que se va a tener una relación comercial, incluido España.

**Es importante que los formularios Parámetros por país o región y Propiedades de país/ región, estén bien configurados ya que, a la hora de generar el archivo ASCII para hacienda, dicho archivo requiere de la información contenida en ambos formularios por lo que, en caso contrario el archivo ASCII generará errores a la hora de subirlo al portal de Hacienda.

Cuarto. Cuando llegue el periodo oportuno para presentar el modelo 340 (será mensual o trimestral, dependiendo de la empresa) en Contabilidad general – Configurar – Impuestos – España – Libros de IVA españoles, se crea un libro nuevo incluyendo aquellos códigos de impuestos que se incluyen en dicho modelo y se pulsa en Informes de IVA españoles.

Quinto. En el formulario Informes de IVA españoles se pulsa en Crear nuevo, dónde el sistema nos muestra un formulario de consulta para cumplimentar los datos necesarios para filtrar la información acorde al modelo 340, cómo libro de IVA, descripción, periodo de liquidación, desde fecha, método de numeración, etc., y se pulsa Aceptar.

Sexto. A continuación, en el formulario Informes de IVA españoles, tenemos una línea nueva con el libro nuevo del modelo 340 que se termina de crear.

En este formulario encontramos las opciones:

Líneas de informe de IVA, Para ver las transacciones que contiene el libro de IVA que se ha terminado crear.

Totales, se visualiza el total de las transacciones que contiene el libro del IVA.

Salida, para exportar los datos del libro de IVA en formato ASCII o imprimir. Para el formato ASCII es necesario cumplimentar ciertos datos en la pestaña general, del informe de IVA, antes de lanzar dicho formato, como Persona de contacto, Teléfono, Número de documento de la declaración y Código electrónico.